Il titolario "Astengo"

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(Quello appresso riportato è il prontuario Astengo così come trasmesso dal Ministero nel 1897. Il titolario da noi utilizzato in altavillahistorica.it  contiene invece delle piccole varianti che abbiamo apportato per venire incontro a nostre specifiche esigenze)

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Ministero dell’Interno, Direz. Gen. dell’Amministraz. civile – Div. 2ª.

(1° marzo 1897, N. 17100-2)

 

Ai Signori Prefetti del Regno

                        

              Ordinamento degli Archivi dei Comuni

Dalle ispezioni che ad iniziativa di questo Ministero e delle Prefetture si eseguono presso gli uffici comunali, assai spesso sono segnalate e deplorate le cattive condizioni degli Archivi municipali, per cui l'opera stessa degli Ispettori non puó procedere sicura spedita come occorrerebbe.

La mancanza di ordine e di metodo nella tenuta e conservazione delle carte ufficiali non è lieve difetto, sul quale si possa trascorrere incuranti, poiché, oltre al disagio e alla perdita di tempo che ne deriva ad amministratori e impiegati per le difficili ricerche, oltre gli inconvenienti che possono nascere dal non aver presenti, per difettosa classificazione nella trattazione di un affare, tutti i documenti che vi si riferiscono, non di rado avviene che il non poter trovare a tempo opportuno un atto, pure di non grande importanza in sè stesso, porta a grave lesione degli interessi e dei diritti comunali.

   Il Ministero, pertanto, è venuto nella determinazione di stabilire norme semplici e precise per la tenuta degli Archivi comunali, le quali senza difficoltà possano attuarsi dai piccoli e dai grandi comuni, e tali norme, corredate anche dai moduli relativi, comunica con la presente ai Signori Pretetti, perchè alla loro volta ne facciano diramazione ai dipendenti comuni e ne curino l'attuazione entro un congruo termine, che starà a lor prudente consiglio di determinare, onde le Amministrazioni comunali abbiano tempo di predisporre il lavoro occorrente.

   Per ora sono pregati di segnare ricevuta della presente; in seguito segnaleranno di mano in mano i comuni che avranno ordinato gli Archivi secondo le istruzioni ministeriali.

                    

    Pel Ministro

   Sig. Comm. CARLO   ASTENGO

 

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Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell'archivio

per gli uffici comunali

Art. 1. – Ogni atto che perviene all'ufficio o ne parte deve essere assegnato a una categoria di archivio e registrato nel protocollo.

Art. 2. – Gli atti sono classificati come dalla annessa tabella (Mod. A) per categorie; le categorie si dividono in classi, la classi in fascicoli. Le categorie degli atti sono quindici; non si può diminuirne il numero, nè variarne la materia. Si potranno aggiungere nuove categorie quando occorressero necessità nuove, e gli affari relativi non trovassero sede opportuna nelle prime quindici, neppure per analogia.

Art. 3. – Le categorie vanno suddivise in classi, tenendo per norma quelle indicate nella tabella (Mod. A): il numero della classi potrà essere quindi maggiore o minore secondo la quantità presumibile degli affari di ciascuna categoria.

Art. 4. – Il registro-protocollo, conforme al modulo B, si apre al 1° gennaio e si chiude in fine di anno.

Art. 5. – E’ regola da osservarsi costantemente nella corrispondenza, quella di trattare, con una lettera, di un affare solo, e mai di affari diversi, per non dare luogo a confusione.

Art. 6. – La protocollazione si esegue registrando, con numero progressivo, tutto le carte, la memorie, i provvedimenti, anche di iniziativa dell'ufficio. La registrazione comprende le notizie richieste dalle intestazioni nelle singole colonne del protocollo. Sopra ogni atto registrato, accanto alla data di arrivo, si trascriva il numero della registrazione.

Art. 7. – Sopravvenendo nuove carte relativo ad un affare od argo- mento già registrato, il numero viene, nel protocollo, all'atto della registrazione, coordinato al precedente con opportuno richiamo.

Art. 8. – Se l’atto da protocollarsi è una mozione d’ufficio, nella colonna del protocollo indicante la provenienza dell'atto si scrive: d'ufficio.

Art. 9. – Tutti gli affari che figurano nel protocollo devono essere riportati nell’indice alfabetico, conforme al modulo C, con le indicazioni proprie ad accertarne la sede.

Art. 10. – L'indice alfabetico si rinnova ogni anno come il protocollo.

Art. 11. – Per ogni affare si forma un fascicolo riunendo in ordine di data e di numero gli atti ricevuti e la minute di quelli spediti, le memorie e gli studi che allo stesso si riferiscono. Negli affari di personale, in quelli cioè nei quali è considerata principalmente la persona, si forma per ogni 35persona un fascicolo.

Art. 12. – Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte conforme al modulo D; ed ha, oltre l’indicazione della categoria e della classe, un numero d’ordine che fissa la sua posizione in archivio.

Art. 13. – I numeri di protocollo dati alle carte esistenti nel fascicolo, sono riportati sulla copertina.

Art. 14. – Il numero d'ordine del fascicoli è dato dall'elenco conforme al modulo E. Questo elenco si va formando per ogni classe di affari della stessa categoria, via via che se ne apre un fascicolo. Se l'atto è il primo di un affare, si forma con esso un fascicolo nuovo; se ebbe precedenti si unisce al fascicolo che li contiene. La collocazione degli atti nei fascicoli deve farsi in modo che l'atto di data più recente si vegga per il primo.

Art. 15. – Gli atti personali accennati allo art. 11, quando si riferiscono a più persone e non possono essere divisi saranno richiamati con apposita annotaziono nei fascicoli dei singoli individui, formando per coloro che già non li avessero, altrettanti fascicoli individuali. Il foglio di richiamo sarà unico per ogni fascicolo, e vi si annoteranno, uno dopo l'altro, tutti i richiami occorrenti. Sará collocato al primo posto nel fascicolo stesso in modo che si possa, a prima vista, sapere con quali altri fascicoli abbia

relazione.

Art. 16. – Se un affare si collega ad altro, i fascicoli non devono riunirsi, ma devesi far constare del reciproco riferimento nel foglio di richiamo.

Art. 17. – Ogni ufficio comunale deve tenere due distinti archivi: uno corrente per gli affari iniziati e non compiuti; l’altro di deposito per quelli sui quali siasi definitivamente provveduto.

Art. 18. – L'archivio corrente e quello di deposito sono formati di tanti compartimenti e tante caselle quante ne abbisognano per collocarvi con ordine, per categoria e per classe, i fascicoli degli atti.

Art. 19. – Nel gennaio di ciascun anno si levano dall'archivio corrente i fascicoli degli atti compiuti e si collocano nell'archivio di deposito.

Art. 20. – Nessun fascicolo, nessun atto può uscire dagli archivi, se non per richiesta fattane da chi ne abbia la facoltà.

Art. 21. – Il foglio di richiesta occuperà. il posto del fascicolo o dell’atto comunicato sino a che non siano restituiti.

Art. 22. – Ogni quindici giorni l'Archivista presenterà al Capo d'ufficio, per i suoi provvedimenti, un elenco degli atti, la cui trattazione risulti arretrata.

Art. 23. – Gli atti d'interesse patrimoniale, ossia titoli comprovanti la proprietà di beni comunali, i diritti di credito, di ipoteca ecc. ecc. del comune e la carte che contengono informazioni riservate sulle persone, devono essere conservati in un armadio chiuso o almeno in una busta chiusa, sotto la responsabilità. personale del Segretario.

Roma, lì 1° marzo 1897.

Pel Ministro ASTENGO

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(Seguono gli allegati)

Categoria 1ª - Amministrazione

Classe 1ª Ufficio Comunale

Classe 2ª Archivio

Classe 3ª Economato

Classe 4ª Elezioni amministrative – Liste – Riparto consiglieri per frazioni

Classe 5ª Sindaco – Assessori – Consiglieri

Classe 6ª Impiegati – Inservienti – Personale avventizio, ecc.

Classe 7ª Locali per gli uffici.

Classe 8ª Sessioni ordinarie e straordinario del consiglio – Deliberazioni

Classe 9ª Cause – Liti – Conflitti riguardanti l’Amministrazione comunale

Classe 10ª Andamento dei servizi amministrativi

Classe 11ª Inchieste

Classe 12ª Istituti diversi amministrati dal Comune

Categoria 2ª - Opere pie e beneficenza

Classe 1ªCongregazione di carità – Opere pie – Monti frumentari – Monti di pietà

Classe 2ª Ospizi – Ricoveri di mendicità – Indigenti inabili al lavoro

Classe 3ª Brefotrofi - Orfanotrofi – Esposti – Baliatici

Classe 4ª Società operaie e di mutuo soccorso – Sussidi

Classe 5ª Lotterie – Tombole – Fiere di beneficenza,, ecc.

Categoria 3ª - Polizia urbana e rurale

Classe 1ª Personale – Guardie municipali – Guardie campestri – Facchini ecc.

Classe 2ª Servizi – Regolamenti

Categoria 4ª - Sanità ed igiene

Classe 1ª Ufficio sanitario – Personale

Classe 2ª Servizio sanitario

Classe 3ª Epidemie – malattie contagiose – epizoozie

Classe 4ª Sanità marittima – Lazzaretti

Classe 5ª Igiene pubblica – regolamenti – macello

Classe 6ª Polizia mortuaria – Cimiteri, ecc.

Categoria 5ª - Finanze

Classe 1ª Proprietà comunali – Inventari dei beni mobili e immobili – Debiti e crediti

Classe 2ª Bilanci – conti – contabilità speciali – verifiche di cassa

Classe 3ª Imposte, tasse, diritti – Regolamenti, tariffe e ruoli relativi

Classe 4ª Dazi

Classe 5ª Catasto

Classe 6ª Privativa

Classe 7ª Mutui

Classe 8ª Eredità

Classe 9ª Servizio di esattoria e tesoreria

Categoria 6ª - Governo

Classe 1ªLeggi e decreti – Gazzetta ufficiale – Calendario generale dello Stato – Fogli degli Annunzi legali – Circolari

Classe 2ª Elezioni politiche – Liste

Classe 3ª Feste nazionali, commemorazioni, ecc.

Classe 4ª Azioni di valore civile

Classe 5ª Concessioni governative

Categoria 7ª - Grazia, giustizia e culto

Classe 1ª Circoscrizione giudiziaria – Pretura – Tribunale – Corte di Assise

Classe 2ª Giurati

Classe 3ª Carceri mandamentali

Classe 4ª Conciliatore – Vice-conciliatore – ufficio

Classe 5ª Archivio notarile

Classe 6ª Culto

Categoria 8ª - Leva e truppe

Classe 1ª Leva di terra e di mare

Classe 2ª Servizi militari

Classe 3ª Tiro a segno

Classe 4ª Caserme militari

Categoria 9ª - Istruzione pubblica

Classe 1ª Autorità scolastiche – Insegnanti

Classe 2ª Asili d’infanzia e scuole elementari – Monte pensioni

Classe 3ª Educatori comunali

Classe 4ª Ginnasi – Convitti

Classe 5ª Licei

Classe 6ª Scuole tecniche

Classe 7ª Università

Classe 8ª Istituti scientifici – Biblioteche – Gallerie – Musei, ecc.

Categoria 10ª - Lavori e servizi pubblici – Poste – Telegrafi – Telefoni

Classe 1ª Strade – Piazze – Costruzione e manutenzione

Classe 2ª Ponti

Classe 3ª Illuminazione

Classe 4ª Acque e fontane pubbliche

Classe 5ª Consorzi stradali e idraulici

Classe 6ª Espropriazioni per causa di utilità pubblica

Classe 7ª Poste – Telegrafi – Telefoni

Classe 8ª Ferrovia

Classe 9ª Ufficio tecnico

Classe 10ª Restauro e manutenzione edifici

Classe 11ª Porti – contributi

Categoria 11ª - Agricoltura, industria e commercio

Classe 1ªAgricoltura – Caccia – Pesca – Pastorizia – Bachicoltura –

Malattie delle piante, ecc.

Classe 2ª Industria

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Classe 3ª Commercio

Classe 4ª Fiere e mercati

Classe 5ª Pesi e misure

Categoria 12ª - Stato civile – Censimento – Statistica

Classe 1ª Stato civile

Classe 2ª Censimento

Classe 3ª Statistica

Categoria 13ª - Esteri

Classe 1ª Comunicazioni con l’estero

Classe 2ª Emigrati

Classe 3ª Emigranti

Categoria 14ª - Oggetti diversi

Classe unica

In questa categoria sono classificati tutti gli affari che non troverebbero posto nelle categorie precedenti e nella 15ª

Categoria 15ª - Sicurezza pubblica

Classe 1ª Pubblica incolumità

Classe 2ª Polveri e materie esplodenti

Classe 3ª Teatri e trattenimenti pubblici

Classe 4ª Esercizi pubblici

Classe 5ª Scioperi e disordini

Classe 6ª Mendicità

Classe 7ª Pregiudicati, ammoniti, sorvegliati, domiciliati coatti, espulsi dall'estero, reduci dalle case di pena, oziosi, vagabondi –

Informazioni e provvedimenti

Classe 8ª Avvenimenti straordinari e affari vari interessanti la P. S.

Classe 9ª Contributo nella spesa della guardie di città e casermaggio.

Classe 10ª Trasporto mentecatti al Manicomio

Classe 11ª Incendi e Pompieri